NOTICE OF A MEETING OF RADLEY PARISH COUNCIL which will be held on Thursday 28th March 2024 in the Church Room, Radley at 7.30pm to transact the business set out below.
Jane Dymock (Clerk)
22nd March 2024
1 | APOLOGIES FOR ABSENCE: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
· TO RECEIVE | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Councillors who are unable to attend should inform the clerk by 2pm on the day of the meeting, stating the reason for their absence. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2. | DECLARATIONS OF INTEREST: To receive | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
· TO RECEIVE declarations of interest [i] | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3. | DISPENSATIONS: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
· TO RECEIVE and note | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4. | MATTERS RAISED BY MEMBERS OF THE PUBLIC: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Members of the public present are invited to express a view or ask a question on relevant matters on the agenda or raise a question for discussion at a future meeting of the Council.
3 members of the public and a prospective candidate for co-option are expected to attend |
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5. | MINUTES: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1. TO APPROVE the draft minutes of the February 2024 Parish Council meeting | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
6 | POLICE MATTERS: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
· TO RAISE any matters for reporting to the police | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
7. | PLANNING MATTERS | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
7.1
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CIL PROJECTS:
1. TO RECEIVE the minutes of the March Development Steering Group meeting 2. TO RECEIVE a finance update and 3. NOTE updates and CONSIDER matters arising on: |
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i. | Gooseacre:
To note updates on the heating. Tenders are being sought from landscape consultants (a pre-commencement condition), detailed drawings are under way. |
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ii. | Lawns Community Building
· TO CONSIDER Rotunda’s updated quote. · TO APPROVE signing of the contract. Handover is confirmed as 1st July 2024. Rotunda will start on site in mid-August and expect to be on site until October. The building is expected to be ready for bookings in about November. |
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iii. | Cemetery:
· TO APPROVE the group’s recommendation that the question of providing cemetery space in Radley should be referred to the District Council |
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iv. | Radley Lakes:
· TO CONSIDER Radley Lakes Trust’s application for a grant |
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7.2 | STRATEGIC SITES:
· TO HEAR any updates and consider actions arising on i. Church Farm: ii. North Abingdon: None iii. The Lawns: |
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7.3 | THRUPP LANE:
· TO HEAR updates on i. Old Coal yard: The Council’s submission was made 19th March. Appeal hearing likely to be held on 21st May. ii. ROMP iii. Terra Firma: Note OCC’s response. |
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7.4 | SEWERAGE in Lower Radley
· CONSIDER any further action |
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8. | FINANCIAL MATTERS: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
8.1 | ACCOUNTS:
1. TO ACKNOWLEDGE scrutiny and acceptance of the monthly bank statements and reconciliation |
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8.2 | 1. TO NOTE the budget update and
2. TO NOTE the summary budget update at 1st March |
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8.3 | 1. TO ACKNOWLEDGE scrutiny of the invoices for payment this month and signing of the monthly schedule of payments.
2. TO APPROVE accounts for payment as itemised on the monthly cashbook for February |
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8.4 | PENSIONS
· TO APPROVE the Employer Pension Discretions statement. |
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8.5 | ALLOTMENTS
· TO ADOPT recommendations on replacing the allotments tap |
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8.6 | GRASS CUTTING
· TO REVIEW a quote for grass cutting |
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8.7 | PAVILION
· TO NOTE requirement for electrical installation, legionella and fire risk assessment for the pavilion. · TO APPROVE the purchase of equipment to enable regular legionella testing |
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8.8 | WEBSITE: Recommendation that the Council should start to investigate moving to a new website and .gov email address. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
9. | REPORT OF THE COUNTY AND DISTRICT COUNCILLORS: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
· TO RECEIVE reports from the District and County councillors.
Councillors Johnston, Cox and Lugova will submit their reports in writing in advance of the meeting and will receive any comments from councillors during the meeting. |
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10 | HIGHWAY MATTERS: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
10.1 | Fix My Street
1. TO RECEIVE any reports of any highway problems for submission on Fix My Street. 2. TO RECEIVE Any updates on reports previously made Gully cleared near the entrance to Woodlands– additional report made asking the contractor to remove mud and detritus dumped on the verge. Complaint on the condition of Whites Lane outside the Church Farm entrance sent to Pye. |
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10.2 | CONSULTATION:
· NOTE OCC’s proposal for a disabled parking access to be installed in Church Road outside the Church entrance. This was initiated by the Parish Council. |
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10.4 | · TO NOTE the Lengthman’s report on activities carried out this month (to follow) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
11. | CONSERVATION: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
11.1 | GARDEN COMPETITION:
· TO HEAR an update and · APPROVE action arising. |
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11.2 | · TO CONSIDER a request from the PCC to hang the “Messy Church” banner each month on the pond railings for the week beforehand. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
11.3 | LITTER PICK: Note report | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
12. | ITEMS FOR THE NEXT AGENDA: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
· TO AGREE | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
13. | CORRESPONDENCE | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
14. | CONFIRMATION OF THE DATES OF FUTURE MEETINGS: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
14.1 | · Planning committee: Thursday 26th April 2024 at 7pm (if needed).
· Ordinary Parish Council meeting: Thursday 26th April at 7.30pm In the Church Room, Radley. |
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2024 Meetings
To be agreed: Garden Competition presentations (if held) |